La gestion des stocks, un grand sujet au cabinet dentaire. Ne pas se surcharger, ne pas manquer, organiser, transmettre la logique à chaque membre du cabinet. Une meilleure organisation des stocks au cabinet permet moins de stress et de se libérer plus de temps sur d’autres missions.
Retour aujourd’hui sur l’importance de la gestion des stocks au cabinet dentaire, les problématiques rencontrées, les pratiques à mettre en place et les avantages de ces mises en place.
Les défis de la gestion des stocks au cabinet dentaire
3 grands défis identifiés lors de notre échange avec le personnel de différents cabinets dentaires : les erreurs, les pertes, et la surcharge de stock. Avec bien sûr un nouvel enjeu, non négligeable, l’envie de réduire son empreinte environnementale.
Erreurs de commande
Des erreurs de commande ça existe, sauf qu’au sein d’un cabinet on peut être très rapidement tributaire d’une livraison.
Les erreurs de quantité peuvent entraîner des problèmes au cabinet, soit de manque d’éléments (sous-stock) ou du surstockage dont on traitera le sujet dans un prochain point.
Mais les erreurs peuvent également être dans le choix du produit, on connait tous ces sites à rallonge où il peut être difficile de trouver un produit spécifique mais où il y a beaucoup de références similaires… Les sites où toutes les photos se ressemblent et il faut réussir à identifier la toute petite subtilité. Un casse tête pouvant entraîner des erreurs et un stock dont on n’avait pas besoin. Une prise de tête empêchant de réaliser des taches facilement et créant des moments de stress qu’on pourrait s’éviter.
Pertes et gaspillage :
Vous aussi vous constatez des pertes au sein de votre cabinet ? Vous aussi ça vous fait mal au coeur de jeter des produits qui n’ont même pas été utilisés ?
L’impact environnemental au cabinet dentaire pourrait être nettement amélioré via une meilleure gestion des stocks. Des produits et matériaux qui périment, ça arrive, mais n’est-il pas possible de mettre en place des techniques pour éviter les pertes ? On a toujours des moyens de s’améliorer et de penser à l’environnement même dans le cadre de son travail.
Surcharge de stockage :
La peur de manquer peut pousser à faire des grosses commandes ou bien une erreur de commande peut entraîner un sur stockage. Tout est dans le terme “surstock”, une perte d’espace pour pouvoir caler un stock trop gros. Une perte d’espace qui peut entraîner également une confusion dans le rangement, comme on a plus de place à cet endroit, on place le reste du stock à un endroit libre…
Et si on oublie ce stock placé à un autre endroit, on revient à notre point précédent, on gaspille…
Tout est lié dans la gestion des stocks, et plus on la rend optimal au cabinet, plus cette mission semble par la suite simple à réaliser.
Les meilleures pratiques de gestion des stocks
Dans un premier temps, il peut être intéressant d’organiser un échange avec tous les membres du cabinet pour identifier ensemble les problèmes et proposer des solutions. C’est important de voir en équipe les points noirs de sa gestion, pour les constater et mieux les appréhender par la suite. C’est un travail d’équipe, il faut donc commencer ce changement ensemble. Voici des solutions recommandées :
Outils de gestion des stocks :
Vous avez un outil de gestion de stock ? Non. Alors on vous conseille de vous équiper. Ils vous permettent de surveiller et organiser vos niveaux de stocks. Vous allez pouvoir suivre facilement les mouvements, définir des seuils de réapprovisionnement sur certains produits… Certains outils permettent des automatismes pour déclencher des commandes selon les critères que vous avez donnés.
Et il existe en plus des logiciels dédiés aux cabinets dentaires !
Mise en place d’un système de suivi des stocks :
On a parlé du logiciel, parlons maintenant de votre lieu de stockage. Au sein de votre cabinet, il est essentiel d’organiser votre stock. Les étagères et armoires doivent être rangées de manière cohérente pour tous. Et chaque produit doit être facilement identifiable via un système d’étiquettes ou de codes barres.
Et puis dans une démarche de moins gaspiller pensez à la technique FIFO. First in first out. C’est une technique d’organisation en logistique (surtout quand il y a des questions de péremption) où vous rangez votre stock de manière à ce que les produits achetés en premier soient utilisés en premier et les derniers soient “au fond” du stock.
Formation du personnel à la gestion des stocks :
Tant dans la prise en main de l’outil de gestion des stocks que sur la gestion de l’espace de stockage, il est important de créer une méthode et de former tous les membres du personnel à cette méthode. Cette méthode peut également être écrite dans un livret comme un système de tutos. C’est important pourquoi ? Parce que vous pouvez avoir de nouvelles arrivées dans votre équipe et qu’il faut les former efficacement pour qu’elles prennent la logique tout de suite. L’idée n’étant pas de changer de technique régulièrement mais d’améliorer la méthode. Et donc d’enrichir vos tutos ou votre livret et de l’actualiser.
Nous vous recommandons également notre formation Gestion des stocks au cabinet dentaire. Cette formation vous offrira à vous et votre équipe les clés pour mieux gérer votre stock au cabinet.
Les avantages d’une gestion efficace des stocks
Parce qu’on les cite depuis le début de l’article, et puis parce que si vous êtes là c’est que vous savez que c’est très avantageux de trouver une méthode de gestion des stocks efficace.
Réduction des coûts :
Sûrement le plus facile à comprendre, mieux gérer ses stocks permet automatiquement à un cabinet dentaire de gagner de l’argent enfin de ne plus en perdre surtout.
Amélioration de la qualité des soins et de la satisfaction des patients :
L’accès plus rapidement aux matériaux/fournitures permettra obligatoirement de fournir de meilleurs soins et d’avoir un praticien et un(e) AD plus tranquille sur le sujet des stocks.
Et puis une meilleure gestion des stocks permet également d’éviter les retards et les annulations de rendez-vous, le patient en sera encore plus satisfait.
Réduction du stress :
Et ça ça n’a pas de prix… Il y a des taches qui ne méritent pas de confusion et de stress, la gestion des stocks en fait partie. Une meilleure organisation, un outil dédié, des automatisations, une meilleure transmission et une équipe formée permettent de souffler sur ce sujet et un esprit plus léger.